函数可以看作是算法的包装，每一个函数都有特定的功能，使用函数时可以设置一个或多个参数，也可能不需要参数；函数最终会返回计算结果。公式则是由一系列数据、运算符和函数组成的算法。
在单元格中输入公式时应切换到英文输入法，并使用英文符号的等号（=）开始，然后输入公式内容；进行简单的计算时也可以使用数字键盘（小键盘区域）快速输入，此时可以使用“+”号开始并输入算式；最终在编辑栏中显示的内容依然是“=”开始的公式。如计算1＋2时，可以在一个单元格中使用数字键盘输入“+1+2”，单元格中会显示计算结果3，“编辑栏”中会显示公式“=1+2”。
在单元格中调用函数有一些基本方式。第一种方法是在单元格中直接输入，如下图所示，在A1单元格中有数字1，A2单元格中有数字2，A3单元格中有数字3，在A4单元格中输入“=SUM(A1:A3)”并按回车（Enter）键确认，此时A4单元格会显示A1到A3单元格数据相加的和，如下图。
请注意，函数名在书写时不区分大小写，书写完成后会自动显示为大写形式。
在“开始”选项卡>>“编辑”组中直接点击“Σ”图标可以添加求和函数，通过按钮的下拉菜单还可以选择平均值、计数、最大值、最小值等函数，如下图所示。
如A1单元格有数字1，A2单元格有数字2，A3单元格有数字3，选中A4单元格，然后点击“开始”选项卡中的“Σ”图标，此时会在A4单元格中自动显示“=SUM(A1:A3)”；实际应用中，如果SUM()函数自动选择的参数不正确，还可以通过鼠标选择或手工输入修改，最后使用回车（Enter）键确定。此外，求和函数还可以使用组合键Alt+=快速插入。Σ是希腊字母“西格玛（Sigma）”的大写形式。
在“公式”选项卡>>“函数库”组中有更多的函数分类按钮，可以根据需要查询和使用。下面还以SUM()函数为例，在A1单元格里输入数字1，A2单元格里输入数字2，A3单元格输入数字3，然后点击选中A4单元格。在“公式”选项卡>>“函数库”组中选择“数字和三角函数”，在其中选择SUM函数，此时会弹出函数的参数设置窗口，如下图。
在“函数参数”窗口中，上方的方框标题为函数名，这里是SUM。SUM框内是可以设置的函数参数；方框的下方是当前参数的说明。图中，Number1参数默认选中了A1:A3区域，Number2参数为空；窗口下方显示了计算结果为6。实际应用中，如果自动选中的参数有误，可以直接在参数框里输入，也可以点击参数框后的“上箭头和横线”图标，然后通过鼠标拖拽选择单元格或区域，选择再次点击此图标确认。函数及参数确认无误后，点击右下角的“确定”按钮完成参数的插入操作。
默认情况下，单元格显示的是计算的结果，需要查看单元格的公式时可以选中单元格并在编辑栏中查看；如果需要在单元格中显示工作表中的所有公式，可以点击“公式”选项卡>>“公式审核”组中的“显示公式”按钮，需要恢复显示计算结果时再次点击“显示公式”按钮即可。
需要在单元格中显示其它单元格的公式内容可以使用FORMULATEXT()函数，如A4单元格中有公式“=SUM(A1:A3)”，在单元格A5中输入公式“=FORMULATEXT(A4)”，可以看到A5单元格显示的结果就是“=SUM(A1:A3)”。
进行数据计算或其它操作时需要注意数据区域中的空白单元格和错误的处理，更多相关的操作会在后续文章中讨论。
处理数据时，多行记录中的计算公式可能相同，只是参与计算的数据不同，此时就可以考虑公式的复制，如下图所示，我们在表格中输入几行数据。
接下来需要在C列中显示每行中数据一和数据二相加的和。首先选中C2单元格，输入公式“=A2+B2”并回车（ENTER）确认，此时C2单元格会显示计算结果3，如下图所示。
请注意C2单元格中的公式，此时直接使用简单的列名和行号地址，称为“相对地址”。使用相对地址可以方便我们快速的复制公式，并可以自动修改公式中引用的单元格。接下来需要计算其它行中两个数据的和，如何快速复制C2单元格的公式呢？先介绍两个基本的方法，都是通过选中C2单元格后右下角的小方块来实现。
首先选中C2单元格，然后将鼠标光标移动到单元格边框右下角的小方块处，此时鼠标光标会变成加粗的十字图标，如下图所示。
此时，可以双击鼠标左键复制公式，也可以按住鼠标左键向下拖拽实现公式的复制。操作后，可以看到第3和第4行的C列已经完成公式的填充，而且参与计算的单元格也自动变为本行的A列和B列数据，如下图所示。
前面介绍了简单的公式复制，在实际工作中可能还需要处理更加复杂的情况，比如，有一些考试分数需要从大到小进行排名，如下图给出了几个分数，需要对其排名。
下面使用数组公式、绝对地址和RANK()函数实现数据的排名，首先选中B2:B6区域，然后在编辑栏中输入公式“=RANK(A2:A6,$A$2:$A$6)”，接下来使用键盘Ctrl+Shift+Enter组合键确定公式的输入，此时，公式会变为“{=RANK(A2:A6,$A$2:$A$6)}”，这时称为数组公式，其输入和输出结果都有多个数据。确定公式后可以看到分数已经从高到低进行了排名，如下图所示。
通过这个示例，我们可以看到数组公式的一些特点，如多个输入、多个输出，而本例中的输入和输出数量是相同的，即计算了每个分数所对应的排名。
RANK()函数的功能就是计算排名，其中参数1指定需要排名的分数，这里通过区域指定所有分数都需要计算排名；参数2指定排名所在的范围，这里使用了绝对地址，表示所有分数的排名范围都在这个指定的区域内。此外，如果希望数据最小名次越高，可以将RANK()函数的第3个参数设置为非0的数值。
如果只希望计算第一个分数的排名，也可以在普通公式中使用RANK()函数。首先选中B2单元格，输入公式“=RANK(A2,A2:A6)”，然后回车（Enter）确认，此时B2单元格会显示1，即排名第一，结果如下图所示。
此例在指定排名范围时使用了相对地址，这时如果通过双击或拖拽B2单元格右下角的方块复制公式就会出现问题，可以看到排名范围也相应的向下延伸，这显然是不正确的；如果需要复制这个公式，应在排名范围中使用绝对地址，即“=RANK(A2,$A$2:$A$6)”。
本文解决的最后一个问题就是何将公式计算结果转换为永久数据，毕竟有些数据只需要一次计算就可以了；方法很简单，首先选中包含公式的一个或多个单元格并执行复制操作（Ctrl+C）；然后只粘贴数值，此时可以通过两种方式操作，一是在选中的区域中使用鼠标右键菜单，然后选择“粘贴选项”中的“值”（显示123的图标）；另一个方法是通过“开始”选项卡>>“剪切板”组>>“粘贴”按钮下拉菜单中的“粘贴数值”（同样是显示123的图标）。